La dematerializzazione dei documenti è un processo che sta trasformando tutta la società, sia nel settore pubblico che in quello privato. Si tratta del processo attraverso cui le organizzazioni passano dal formato cartaceo dei documenti a quello digitale, dotandosi di strumenti di conservazione e archiviazione sempre più efficienti.
I documenti cartacei, come noto, sono passibili di una serie di problematiche che rendono la conservazione documentale talvolta insidiosa, soprattutto se consideriamo che la legge impone un tempo minimo di almeno dieci anni. Ecco perché sempre più aziende fanno ricorso ai servizi di digitalizzazione documenti e archivi cartacei che, come vedremo, offrono numerosi vantaggi non solo dal punto di vista ambientale.
Il PNRR e la digitalizzazione delle PA
I vantaggi derivanti dalla dematerializzazione dei documenti cartacei sono già noti alle aziende e alle PA da molti anni. Tuttavia con il Piano Nazionale Ripresa e Resilienza questa transizione si è trasformata in un ambizioso obiettivo in cui sono state coinvolte anche le Pubbliche Amministrazioni tra cui Istruzione, Cultura e Sanità.
Grazie alla dematerializzazione dei documenti e degli archivi cartacei, infatti, è possibile offrire servizi più efficienti al cittadino in tutte le fasi del rapporto con le PA. Dalla produzione all’invio, passando per consultazione e archiviazione le Pubbliche Amministrazioni possono finalmente offrire servizi rapidi e precisi proprio grazie ai servizi di digitalizzazione documentale.
Dalla sanità all’imprenditoria privata
Uno degli esempi più importanti di questo grande cambiamento è quello che ha investito e dunque digitalizzato la sanità pubblica. Infatti, con il PNRR e il progetto Sanità Digitale oggi i pazienti possono reperire in pochi click i documenti sanitari e i referti medici senza doversi recare di persona presso gli sportelli pubblici.
Questo ha reso possibile una velocizzazione senza precedenti del rapporto di comunicazione tra le amministrazioni ed i cittadini e, soprattutto, ha semplificato la gestione amministrativa interna degli archivi.
Vantaggi economici e finanziari
Quello della sanità è solo uno dei tanti esempi a cui potremmo fare riferimento per spiegare i vantaggi della digitalizzazione dei documenti cartacei. Innanzitutto, la minor produzione di carta costituisce un risparmio economico oltre che ambientale, un vantaggio che si ripercuote anche in termini di spazio e di gestione.
Dagli archivi cartacei, ingombranti e polverosi, possiamo contare su Cloud e Server dedicati che organizzano tutti i file in modo ottimizzato e sicuro. Inoltre, la digitalizzazione dei documenti agevola la gestione degli archivi e permette una rapida consultazione da qualsiasi punto di accesso, eliminando le tradizionali difficoltà derivanti dalla distanza fisica. Al tempo stesso non si corre più il rischio di smarrire documenti o di trovarsi dinanzi a problematiche derivanti dal deperimento a cui, naturalmente, è soggetta la carta.
Questo è un vantaggio ambientale non indifferente che, unito agli altri elencati in precedenza, ha contribuito alla diffusione di aziende specializzate in servizi professionali di digitalizzazione di documenti e di archivi cartacei. Grazie alle nuove soluzioni sul mercato in materia di dematerializzazione documentale cartacea è possibile beneficiare di tutti i vantaggi sin ora descritti e favorire così una maggiore efficienza e crescita delle organizzazioni.
